1.企业信息的不透明

企业信息不透明的问题其实由来已久,即使在通信技术、互联网发达的今天,每个公司内部都存在一定程度的信息不透明,有些信息不透明是必要的,而有些则会对企业运营、团队管理、组织氛围带来一定的影响,这也是现代企业管理的痛点之一。

信息不透明有多种维度,从上到下的不透明,从下到上的不透明,还有同级之间的不透明。公司制定一个政策到最后公布,员工可能最后才知道真实的情况。以某互联网思维著称的科技公司为例,该公司曾经在年会上宣布将在公司附近的黄金地段建住宅,并给员工半价分发福利房,公司员工人人可认购,一时之间羡煞网友。可是当真正开始认购时,政策变成了房产虽然员工可以半价认购,但是并不拥有产权和房本,也不具备落户、学位的资格,而且不能进行对外交易,只能在该公司内部流通。原本的巨大福利变成了变相高价租房,离员工的心理预期差别太大。造成这种公司政策和心理预期差别巨大的原因就是因为企业内信息的不透明。

我还知道某高科技企业为了让公司的相关敏感政策在发布前收集到员工的反馈,于是由内部的HR在某论坛的公司专区上有意无意地透露出来,然后再看论坛网友的评论,以此来思考政策在正式颁布前是否要进行必要的修正。这种遮遮掩掩的方式是不得已而为之,也的确说明了企业中从上到下的信息不透明是真实存在的。

同样的,从下到上的信息不透明也十分常见,在日常的工作中,CEO成为最后一个知道的人也不足为奇。我们团队在调研企业时就发现,以审批为例,当某个员工发起了一个合同审批,需要进行逐级审批,越往后的节点对这个审批的事项了解得就越少。如果最终要到达CEO那里,可能已经经过了很多个节点,CEO只能根据前面节点的审批意见辅助自己判断,如果审批被驳回,整个流程又需要重新再来一遍。正是这样一种不透明导致大家信息不对称,进而影响到整个团队的决策效率。

除此之外,上下级之间、同事之间也经常存在着信息不透明。比如同一个项目组的成员之间很多时候不知道彼此的工作进展,需要跟对方讨论问题的时候发现对方已经在休假。外勤的同事是否真的去拜访了客户?下属的工作投入度是否足够?上司是否很清楚的知道团队成员的工作状态?这些工作上的不透明也会直接影响到团队成员的相互信任关系。

2.企业的信息安全隐患多

信息不透明在一定程度上会给管理带来困难,而信息安全问题又是公司在管理上的另一个痛点。无论员工是有意还是无意,机密信息的泄露都会给公司带来损失,有些损失甚至是无法衡量的。所以不少公司都会制定严格的信息安全规范,以此来尽量避免信息安全的泄露事故。

比如,在信息安全方面控制得非常严格的公司要数华为。华为的工作环境分成几个等级,研发工程师所在的办公室进出都要进行安检,不可携带有存储介质的设备进入,自己的个人电子设备都要存放在外面的保密柜中,工作电脑不可连外网和打印机等设备。所有员工的台式电脑都会用带锁的铁盒加封,各种接口都会被封死,杜绝员工用USB之类的设备,如果要更换键盘、鼠标等外接设备都要到信息安全机要室申请开箱。有的员工用笔记本电脑,在内部被称为“便携机”,也是由公司统一派发,所有的使用情况都会被监控。员工外发邮件都不可以带附件,如果一定要发也要进行申请,很多研发岗位的都无法直接登录外部网络。就连外部客户、供应商来访,如果是进入研发区都要进行严格的安检,跟员工一样不可携带存储设备,笔记本电脑的摄像头、USB口都要进入机要室用封条进行加封。这些要求在华为整个信息安全机制中只是九牛一毛,但是我们可以看到像华为这种高科技公司对信息安全的要求之高。

即便是这样,华为在信息安全把控上也不是密不透风,每年都会有人因为无意的疏忽违反了信息安全的相关要求,轻则被通报批评、罚款,重则直接被降级和辞退。更有甚者,曾经在一则新闻中就看到有的离职员工铤而走险,拷贝了大量公司的机密材料,最后被华为报警批捕直接关进监狱。

很多公司并不能做到像华为这样把信息安全作为“高压线”进行严格管控,特别是现在大家已经习惯于用手机上的各种应用处理工作,用微信拉上内部同事、外部联系人讨论工作,这样的行为随时都可能产生信息安全风险。一个微信会话组中的人员状态是不断变化的,有人离职换工作,有人跳槽到竞争对手那里都不见得能在第一时间知晓。这样一来,信息安全又该如何保障?

企业所面临的管理难题其实就是一种机会,一款好的移动办公产品并不是简单的解决员工的办公问题,同时也要帮助企业解决管理上的痛点。让本来应该透明的信息透明起来,才有助于企业管理和团队信任,这样才能激活个体和创造力;让本来需要管控的信息进行有效管控,不会因为使用者无心之失引发信息安全风险,给企业带来损失,才能让员工真正放心使用,减少压力,提升效率。

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